Evolución del análisis de datos en la Aduana Dominicana

Evolución del análisis de datos en la Aduana Dominicana

Hablar de competitividad, efectividad, control de calidad, gestión de riesgos y cumplimiento no tiene sentido si no hablamos tan bien sobre el acceso a la tecnología y las herramientas de análisis de datos, incluida la necesidad de personal capacitado que pueda desarrollar y administrar estas mismas herramientas.

En la Dirección General de Aduanas (DGA) de la República Dominicana, el análisis de datos y la toma de decisiones basadas en datos solían ser etiquetados como "difíciles e inalcanzables". Este pesimismo estaba bien fundado. Existían limitaciones en términos de infraestructura tecnológica, conectividad entre sistemas de TI, acceso a datos y calidad de datos, por nombrar algunos. La situación reforzó la cultura y el status quo prevalecientes. Realizar análisis y proporcionar resultados de manera oportuna no solo fue difícil, sino que tampoco recibió el apoyo que debería tener.

Sin embargo, el Departamento de Análisis Económico de la DGA, recordando la frase acuñada por Voltaire "perfecto es enemigo de lo bueno", demostró que la Aduana tenía los elementos necesarios para iniciar el análisis de datos, es decir, el propósito, los datos y los analistas.

En agosto de 2016, cuando la nueva administración asumió el control, la DGA comenzó un proceso de cambio que afectó a todas las áreas de la organización. El núcleo de este proceso fue la inversión en capacitación y la reorganización de los recursos humanos para tener a las personas adecuadas en los puestos correctos.

Como parte del cambio, la Aduana dominicana se esforzó por crear las condiciones necesarias para aprovechar y explotar la gran cantidad de datos disponibles dentro y fuera de la institución.

PROPÓSITO

Toda organización necesita un propósito, un norte bien definido, una visión compartida capaz de encender la chispa y mantener a la organización en movimiento. Los cinco objetivos generales del Plan Estratégico de DGA establecen que la Aduana debe:

  1. Facilitar el comercio exterior.
  2. Recopile y gestione los ingresos de manera eficiente.
  3. Fortalecer la institución.
  4. Garantizar servicios de calidad.
  5. Implementar una gestión integral de riesgos. 

"Pocas fuerzas humanas son tan poderosas como una visión compartida". Peter Senge, un científico de sistemas estadounidense

DATOS Y ANALISTAS DE DATOS

Para desarrollar la capacidad de análisis de datos, la DGA decidió formar un equipo y buscar posibles candidatos dentro de sus diversos servicios. El equipo era multidisciplinario e incluía personal que trabajaba en TI, estadísticas y economía.

Con respecto a los datos, aunque la institución no tenía un "almacén de datos", el Departamento de Estadística había construido y mantenido una base de datos limpia, organizada y actualizada que registraba las transacciones de importación y exportación. Con la ayuda del personal de estadísticas, se construyó un almacén de datos con información limpia de importación y exportación. Otro desafío fue la construcción de una base de datos que registra un desglose de las recaudaciones de ingresos por código de tarifa y por tipo de ingresos (tasas administrativas, IVA, tasas relacionadas con el trabajo de laboratorio, etc.); Información básica pero vital.

Aunque la DGA y la Dirección General de Ingresos Internos (DGII) son dos brazos de la Administración Tributaria, sus sistemas de TI no estaban conectados. Para superar esto, se utilizó un mecanismo bastante rudimentario pero efectivo para intercambiar información. Consistió en establecer una comunicación directa con un departamento de contraparte en la DGII y copiar grandes tablas de datos en memorias USB (USB).

Recuerdo tomar un taxi regularmente a la sede de la DGII con un pen drive en mi bolsillo para obtener la información que necesitaba porque las tablas de datos eran demasiado grandes para enviarlas por correo electrónico. Luego, volvería a mi oficina y exportaría las tablas a SQL con mi teléfono celular en una mano hablando con los chicos de DGII que entendieron los datos, para poder usarlos y compararlos con mis tablas, y luego validar Que todo estuvo bien.


Con un propósito claro, un compromiso de las entidades críticas para intercambiar información con la DGA, una base de datos más confiable, analistas capacitados y el apoyo de nuestra institución, el equipo comenzó a analizar datos y obtuvo excelentes resultados.

Ahora existe una colaboración ejemplar con DGII, con quien la DGA intercambia datos en vivo y mantiene grupos de trabajo activos. Los funcionarios de las Unidades de Inteligencia Aduanera, Post Auditoría y Zonas Francas, así como los asesores del Director General también se benefician de este intercambio de información y asisten a las reuniones de los grupos de trabajo.

Gracias a este intercambio de información, la DGA logró:

  • mejorar los perfiles de los contribuyentes (actividad económica, desempeño, etc.) para inteligencia y control posterior a la auditoría;
  • identificar a los contribuyentes que informaron diferentes cifras a la DGA y la DGII en términos de valor y cantidad de ventas en el mercado local y / o el valor y la cantidad de bienes comprados en el extranjero;
  • validar el pago de impuestos de importación y tarifas de licencias de vehículos automotores;
  • Identificar los activos y bienes inmuebles de los contribuyentes que fueron declarados culpables de fraude por la DGA.

Algunos de los resultados obtenidos se enumeran en la tabla 1 a continuación y se ilustran en los gráficos que acompañan a este artículo.


EVOLUCIÓN DEL PROYECTO

Los resultados obtenidos fueron altamente valorados por el nuevo equipo de liderazgo de la DGA, que tomó las riendas en 2016, favoreciendo el apoyo a los esfuerzos adicionales que se implementarán en lo que respecta al análisis de datos.

Tras un acuerdo con la DGII, la Subdirección de Tecnología de la DGA desarrolló un modelo de intercambio de datos en línea con los requisitos tanto de la DGII como del Departamento Nacional de Investigaciones (DNI), una entidad que informa al Presidente de la República Dominicana.

En 2015, el equipo de análisis de datos de la DGA ya había desarrollado herramientas, utilizando Power BI, un servicio de análisis empresarial de Microsoft disponible bajo una licencia gratuita, que permite a los usuarios finales crear sus propios informes y paneles. Esto permitió al equipo demostrar el valor de tales herramientas al equipo de gestión de DGA y abogar por la compra de una licencia profesional o cualquier otro servicio similar.

El Director de TI de la DGA ayudó al equipo a seleccionar la solución correcta en el mercado. Como el equipo sabía hacia dónde se dirigía y qué quería, el proceso de selección fue eficiente y directo. En noviembre de 2017, la DGA finalmente adquirió una plataforma de análisis de datos desarrollada por una empresa comercial. Cuando el equipo comenzó a usar la plataforma, fue como liberar a los niños en un gran patio de recreo.

Después de recibir capacitación básica sobre cómo usar la plataforma para desarrollar sus propias herramientas, la DGA creó varias aplicaciones para tratar problemas específicos como Finanzas, Correo Express, Vehículos, Inteligencia, Inspección, Zonas Francas, Auditoría e Inspección. Estas aplicaciones permitieron que el DGA reemplazara los informes manuales, automatizándolos y reduciendo el tiempo y los costos asociados con su desarrollo. También permiten que la información se difunda en todos los niveles de la institución de una manera eficiente, segura y dinámica.

Uno de los objetivos principales de las aplicaciones es ayudar al personal a comprender y aprovechar sus datos. Los gerentes, administradores y oficiales ahora pueden ver y monitorear fácilmente los indicadores y las operaciones de riesgo en tiempo real desde sus dispositivos móviles, tabletas o computadoras. Al estar mejor informados, pueden tomar decisiones más sensatas y explicarlas.

Actualmente, el equipo de análisis de datos está trabajando en la automatización del Time Release Study (TRS). Se realizó un primer TRS de acuerdo con la guía proporcionada por la OMA y en coordinación con los dos puertos principales de la República Dominicana: Terminales Internacionales de Haina (HIT) y DP World CAUCEDO. Los resultados preliminares ya han llevado a decisiones importantes, que se implementaron rápidamente, contribuyendo a una mejora en el proceso de despacho de mercancías.

El TRS también permitió que el equipo identificara datos críticos recopilados por la Autoridad Portuaria, que antes no se capturaban en el sistema DGA o, si se capturaron, no eran confiables. El equipo ahora está trabajando en el desarrollo de indicadores de riesgo basados ​​en estos nuevos datos. Estos esfuerzos, junto con otros desarrollos en otras áreas de la institución, permitieron a la DGA basar todas las decisiones en un análisis de datos sólido, mejorar los procesos implementados y realizar mediciones de desempeño.

PRÓXIMOS PASOS

En 2020, el equipo de análisis de datos tiene la intención de desarrollar tres aplicaciones importantes que tendrán un gran impacto en los procesos aduaneros y la toma de decisiones. Se ocuparán respectivamente del análisis de datos espejo, análisis de precios y detección de fraude.

Para analizar los datos, el equipo utilizará los métodos y algoritmos desarrollados por el equipo BACUDA de la OMA. Esto requiere que el equipo aprenda a emplear las herramientas de R, Phyton, Machine Learning y Web Scraping, algo que el equipo está actualmente ocupado haciendo. También es necesario mejorar el gobierno de los datos, asegurándose de que los datos estén unificados, consistentes, precisos y completos, eliminando así la duplicación de datos y las tareas de gestión de datos.

La ambición del equipo es introducir el concepto de inteligencia empresarial en la DGA. La inteligencia empresarial es la colección de estrategias y herramientas que se utilizan para analizar la información empresarial. Para hacerlo, la DGA creará un Departamento de Inteligencia de Negocios.

"Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo".

Peter Drucker, consultor de gestión, educador y autor estadounidense nacido en Austria.

En la actualidad, el equipo multidisciplinario de matemáticos, estadísticos, economistas e ingenieros de sistemas que trabajan en el análisis de datos está disperso en varias áreas de la institución. Reunir a estos profesionales bajo el mismo techo facilitará el desarrollo de herramientas, sistemas y métodos para analizar y difundir aún más la información dentro de la organización, un proceso de naturaleza continua.

RECOMENDACIONES PARA ADUANAS

Antes de concluir, me gustaría hacer algunas observaciones. Creo que para hacer avanzar al personal a cargo del análisis de datos es necesario:

  1. deja de quejarte y aprovecha lo que ya tienes;
  2. poner a la gerencia de su lado, y una vez que esto se logre, el resto de la institución lo seguirá;
  3. producir resultados reales ya que no hay una mejor manera de obtener apoyo de gestión;
  4. definir el propósito, recopilar datos e identificar a las personas adecuadas para el trabajo;
  5. terminar lo que uno ha comenzado

Además, debe recordarse que el análisis de datos es un proceso continuo que debe reajustarse en la misma medida que cambian las reglas de la institución y del negocio. El objetivo perseguido es generar conocimiento a través del análisis de la información disponible, con el fin de fortalecer la base de la toma de decisiones, redefinir las prácticas de trabajo y los criterios de riesgo, posicionándonos en última instancia como administraciones aduaneras modernas que integran mejoras continuas en sus procesos.

Por Carlos Canelo Cohen, Especialista en Bases de Datos, Planificación Estratégica y Gestión de Investigación Económica, Dirección General de Aduanas, República Dominicana

 


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